Corporate Housekeeping

Jedes Jahr kommen bestimmte Aufgaben des Corporate Housekeepings auf Sie zu. Als engagierte Startup-/VC-Anwälte und Gesellschaftsrechtler möchten wir Sie bestmöglich dabei unterstützen, diese Aufgaben für Sie reibungslos und einfach zu gestalten. Aus diesem Grund haben wir die wichtigsten Corporate Housekeeping-Aufgaben in der folgenden Übersicht zusammengefasst:

 

• Ordentliche Generalversammlung der Aktionäre;
• Protokoll der Verwaltungsratssitzung;
• Verzicht auf die ordentliche Revision;
• Änderungen beim Handelsregister;
• Führung eines Aktienbuches und eines Verzeichnisses der wirtschaftlich Berechtigten;
• Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen /-büchern;
• Kapitalverlust und Überschuldung gemäss Art. 725a und 725b OR;
• Aktualisierung des bedingten Kapitals;
• Steuern.

 

Wenn Sie auf der Suche nach einer schnellen Orientierung zu den wichtigsten Themen sind, laden wir Sie herzlich zu unserem kostenlosen Corporate Housekeeping-Webinar am 8. Mai 2025, 12:30-13:30 Uhr, ein: Corporate Housekeeping Webinar.

In der diesjährigen Ausgabe unseres Corporate Housekeeping-Leitfadens beleuchten wir unsere Erfahrungen mit dem revidierten Gesellschaftsrecht (Revision des Schweizerischen Obligationenrechts “OR” und damit zusammenhängende Gesetze “Revidiertes Gesellschaftsrecht”), welche am 1. Januar 2023 in Kraft traten und folgende praxisrelevante Änderungen mit sich gebracht haben:

 

• Hybride und vollständig virtuelle Hauptversammlungen;
• Beschlüsse der Generalversammlung (die “GV”) in schriftlicher oder elektronischer Form;
• Beschlüsse des Verwaltungsrats (der “VR”) in elektronischer Form;
• das Kapitalband.

 

Bitte bedenken Sie, dass die Statuten (die “Statuten”) im Voraus durch eine Hauptversammlung vor einem Notar aktualisiert werden müssen, um einen Teil der neuen Flexibilität, die durch das Revidierte Gesellschaftsrecht eingeführt wurde, nutzen zu können (d.h. Sie können keine vollständig virtuelle Hauptversammlung abhalten, wenn die Änderung der Statuten nicht bereits beim zuständigen Handelsregister eingetragen wurde).

Auch wenn Sie die neue Flexibilität nicht nutzen wollen, hatte das Gesetz eine Frist bis zum 31. Dezember 2024 für die Anpassung der Statuten an die Anforderungen des Revidierten Gesellschaftsrechts vorgesehen. Haben Sie die Änderungen bis zu diesem Zeitpunkt nicht umgesetzt, sind alle bestehenden Bestimmungen, die dem Revidierten Gesellschaftsrecht widersprechen, nunmehr nicht mehr gültig. Spätestens bei der nächsten gesellschaftsrechtlichen Transaktion, die eine Änderung der Statuten erfordert (z.B. Änderung des Gesellschaftskapitals durch eine Kapitalerhöhung), sollten die Statuten daher an das Revidierte Gesellschaftsrecht angepasst werden.

Beachten Sie bitte, dass die nachstehenden Erläuterungen und Hinweise nur für nicht börsenkotierte Gesellschaften mit Sitz in der Schweiz gelten, die als Aktiengesellschaft organisiert sind. Einige der Bestimmungen gelten auch für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (société à responsabilité limitée). Wir beraten Sie gerne auch in Bezug auf Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Einberufung

Die ordentliche GV (die “oGV”) muss jedes Jahr innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres stattfinden, d.h. spätestens am 30. Juni bei Gesellschaften mit dem Kalenderjahr als Geschäftsjahr. Die GV wird in der Regel vom VR einberufen, wobei die Einberufungsfrist nach Gesetz und Statuten zu beachten ist, welche in der Regel 20 Kalendertage beträgt. Ein Verzicht auf die Einberufungsfrist ist nur möglich, wenn alle Aktionäre persönlich oder durch einen Bevollmächtigten (Universalversammlung) an der GV teilnehmen oder wenn alle Aktionäre einem schriftlichen oder elektronischen Beschluss zustimmen.

Die Einberufung der GV erfolgt durch Einladung in der in den Statuten festgelegten Form unter Angabe des Datums, der Uhrzeit, der Art (persönlich, hybrid, virtuell, sofern die Statuten dies bereits zulassen oder schriftlich) und des Ortes der GV, der Traktanden und der Anträge des VR sowie der Aktionäre, sofern welche durch diese vorgebracht wurden. Darüber hinaus müssen den Aktionären spätestens 20 Kalendertage vor der GV der Geschäftsbericht und, sofern eine Revisionsstelle bestellt ist, der Revisionsbericht, zugänglich gemacht werden. Sind die Dokumente nicht elektronisch zugänglich, wie beispielsweise auf der Webseite der Gesellschaft, kann jeder Aktionär verlangen, dass sie ihm rechtzeitig zugestellt werden.

Die Aktionäre können sich durch einen Bevollmächtigten in Schriftform und, soweit nicht ausdrücklich in den Statuten untersagt, in einer anderen durch den VR beschlossenen Form, in der GV vertreten lassen. Daher ist es ratsam, die Voraussetzungen zu prüfen und der Einladung ein Vollmachtsformular beizufügen. Da der VR die Traktanden einschliesslich der dazugehörigen Anträge festlegt, muss vor dem Versand der Einladung ein entsprechender VR-Beschluss gefasst werden, in dem die Einberufung der GV zusammen mit den Traktanden und Anträgen beschlossen wird. Falls noch nicht geschehen, muss der VR auch die der GV vorzulegende Jahresrechnung genehmigen.

Das Revidierte Gesellschaftsrecht sieht vor, dass der VR den Ort der Versammlung bestimmt, sofern die Statuten nichts anderes vorsehen. Es erlaubt die Abhaltung der GV an mehreren Orten gleichzeitig und sogar im Ausland, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Am interessantesten für Start-ups und KMU ist jedoch die neu gesetzlich geregelte Möglichkeit, die GV auf elektronischem Wege abzuhalten:

 

• Virtuelle GV: Die GV kann, sofern die Statuten dies vorsehen und der VR einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter ernennt (es sei denn, in den Statuten wird darauf verzichtet), virtuell (z.B. über MS Teams oder Zoom) abgehalten werden, d.h. ohne einen physischen Veranstaltungsort.
• Hybride GV: Nach dem Revidierten Gesellschaftsrecht sind auch hybride GV möglich, bei denen bestimmte Aktionäre an einem physischen Ort zusammenkommen und andere Aktionäre elektronisch teilnehmen.

 

Das Revidierte Gesellschaftsrecht verlangt, dass der VR den Einsatz elektronischer Mittel regelt, beispielsweise durch den Erlass von Reglementen oder Weisungen, sofern dies nicht bereits durch eine entsprechende Bestimmung in den Statuten geregelt ist. Der VR muss sicherstellen, dass:

 

1. die Identität der Teilnehmer feststeht;

2. die Voten in der GV unmittelbar übertragen werden;

3. jeder Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann;

4. die Aktionäre elektronisch abstimmen können; und

5. das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.

 

Darüber hinaus können die Beschlüsse der GV auch im Wege der schriftlichen Zustimmung oder elektronisch über eine spezielle Plattform wie DocuSign gefasst werden (in diesem Fall sollte der VR handschriftliche oder qualifizierte elektronische Unterschriften verlangen, um das Risiko, dass die Gültigkeit des betreffenden Beschlusses angefochten wird, auszuschliessen). Die Aktionäre stimmen für jeden Tagesordnungspunkt mit Ja, Nein oder Enthaltung. Diese Art der Durchführung der Hauptversammlung erfordert jedoch die Zustimmung aller Aktionäre, d.h. kein Aktionär kann eine mündliche Beratung verlangen, auch wenn er sich entscheidet, an dem betreffenden Beschluss nicht teilzunehmen.

Wenn die GV Beschlüsse zu fassen hat, die notariell beglaubigt werden müssen, sollte die Art der Durchführung der GV vor der Einberufung mit dem/der Anwalt/Anwältin oder dem/der Notar/in besprochen werden.

Wenn die Gesellschaft der Pflicht zur Durchführung einer ordentlichen Revision unterliegt, muss auch die Revisionsstelle zur GV eingeladen werden. Die GV kann jedoch einstimmig beschliessen, auf die Anwesenheit der Revisionsstelle zu verzichten. Wenn die Gesellschaft einer eingeschränkten Revision unterliegt oder vom Opt-Out Gebrauch gemacht hat, ist die Anwesenheit eines Revisors nicht erforderlich. Für die überwiegende Mehrheit der Gesellschaften trifft der zweite Fall (Opt-Out oder eingeschränkte Revision) zu. Eine wichtige Gesetzesänderung ist jedoch die Pflicht zur Prüfung der Jahresrechnung (in Form einer eingeschränkten Revision, wenn die Schwellenwerte für eine ordentliche Revision nicht erreicht werden), wenn die Jahresrechnung einen Kapitalverlust ausweist, d.h. wenn die Aktiven abzüglich der Verbindlichkeiten die Hälfte der Summe aus Aktienkapital, nicht an die Aktionäre zurückzahlbarer gesetzlicher Kapitalreserve und gesetzlicher Gewinnreserve nicht mehr decken (Art. 725a OR). Falls noch keine Revisionsstelle gewählt wurde, muss der VR im Falle eines Kapitalverlustes vor der GV ad hoc eine Revisionsstelle wählen. Daher ist es umso wichtiger, dass der VR die Bilanzsituation sowie die Liquidität, für die ebenfalls neue Verantwortlichkeiten eingeführt wurden (vgl. unten), genau überwacht.

 

Traktanden/Anträge

Übliche Traktanden sind:

 

• Genehmigung des Jahresabschlusses;
• Genehmigung des Lageberichts und der Konzernrechnung, sofern diese erstellt werden müssen;
• Verwendung des Bilanzgewinnes oder -verlusts;
• Entlastung der Mitglieder des VR und der Geschäftsleitung;
• Wiederwahl bestehender VR-Mitglieder, wenn ihre Amtsdauer abläuft, und/oder Wahl neuer VR-Mitglieder.
  • Sofern keine Wiederwahl der bestehenden VR-Mitglieder, deren statutarische Amtszeit abläuft, erfolgt, endet ihre Amtszeit automatisch sechs Monate nach Ablauf des vorangegangenen Geschäftsjahres und die Gesellschaft kann handlungsunfähig werden (Organisationsmangel);
  • Wenn VR-Mitglieder mit Wohnsitz im Ausland eine Vergütung erhalten, muss unbedingt mit lokalen Anwälten geprüft werden, ob die Gesellschaft die Gesetze und Vorschriften des jeweiligen Landes einhält, insbesondere ob die Tätigkeit im VR als selbständige oder unselbständige Tätigkeit einzustufen ist und ob dementsprechend Sozialversicherungsbeiträge von der Gesellschaft abgeführt werden müssen.

 

Optionale Traktanden nach Bedarf oder Notwendigkeit sind:

 

• Wiederwahl oder Wahl der Revisionsstelle (auch hier ist die Amtszeit zu berücksichtigen);
• Beschlussfassung über die Festsetzung einer Zwischendividende und Genehmigung des dafür erforderlichen Zwischenabschlusses;
• Beschlussfassung über die Rückzahlung der gesetzlichen Kapitalreserven;
• Gegebenenfalls weitere Themen, wie beispielsweise Statutenänderungen.

 

Quorum

Das Gesetz sieht kein Anwesenheitsquorum vor. Somit ist die GV beschlussfähig, auch wenn nur ein einziger Aktionär teilnimmt. Allerdings können allfällig vorhandene Aktionärsbindungsverträge und/oder die Statuten ein solches Anwesenheitsquorum vorsehen, das dann entsprechend zu beachten ist. In solchen Fällen empfehlen wir
 – falls nötig – die Einholung von Vollmachten, damit das erforderliche Quorum erreicht werden kann.

Das Quorum für Beschlüsse wird in erster Linie durch die Statuten und/oder den allfällig vorhandenen Aktionärsbindungsvertrag geregelt. Die Bestimmungen des Aktionärsbindungsvertrags, falls ein solcher existiert, gehen oft weiter als die Bestimmungen der Statuten.

 

Protokoll

Die Beschlüsse der GV müssen in einem Protokoll festgehalten werden, das vom Vorsitzenden und dem Protokollführer zu unterzeichnen ist. Bitte beachten Sie, dass einige Beschlüsse die Mitwirkung eines Notars erfordern (beispielsweise die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft in eine andere Gemeinde, Änderungen des Gesellschaftskapitals, des Gesellschaftszwecks oder Satzungsänderungen). Bei Zweifeln empfehlen wir Ihnen, sich von Anwälten beraten zu lassen, ob bestimmte Beschlüsse der GV notariell beglaubigt werden müssen.

Brauchen Sie Hilfe?

Über die VR-Sitzungen muss gemäss Gesetz ebenfalls ein Protokoll geführt werden. Dies gilt auch für einen VR, der nur aus einer Person besteht. Die Erfahrung zeigt, dass Protokolle oft vernachlässigt werden. Um das Haftungsrisiko der VR-Mitglieder zu reduzieren, aber auch um den Erwartungen potenzieller Investoren im Rahmen einer Legal Due Diligence gerecht zu werden, empfehlen wir Ihnen, die VR-Sitzungen sorgfältig zu protokollieren. Es können auch Folien verwendet werden, die jedoch einem ordentlichen Protokoll angehängt werden sollten. Detailliertere Informationen zum Vorgehen finden sich regelmässig in den Statuten und im Organisationsreglement. Um gewisse Erleichterungen des neuen Aktienrechts anwenden zu können, müssen die Statuten und das Organisationsreglement angepasst werden.

Brauchen Sie Hilfe?

Viele Start-Ups bestellen keine Revisionsstelle (d.h. sie verzichten darauf, den Jahresabschluss einer eingeschränkten Revision zu unterziehen (das “Opt-Out”)). Dies ist jedoch nur möglich, wenn:

1. Alle Aktionäre dem Opt-Out zustimmen; und

2. Ihr Unternehmen im Jahresdurchschnitt nicht mehr als zehn Vollzeitstellen (die “FTE”) hat; und

3. keine Pflicht zu einer ordentlichen Revision besteht.

Sie müssen daher prüfen, ob diese Voraussetzungen im Geschäftsjahr 2024 vorlagen. Zur Berechnung des Schwellenwerts von zehn FTE sind nach der überwiegenden Meinung in der juristischen Fachliteratur die Beschäftigungsprozentsätze aller Arbeitsverträge (Teilzeit und Vollzeit) zu addieren.

Wenn Ihr Unternehmen zehn FTE oder mehr hat und nicht der ordentlichen Revision unterliegt, unterliegen Sie der Pflicht zu einer eingeschränkten Revision. In diesem Fall gilt Folgendes:

• Wahl der Revisionsstelle: Die GV muss eine Revisionsstelle wählen, die die Jahresrechnung mit einem eingeschränktem Umfang prüft (Review).
• Ausserordentliche GV: In diesem Fall muss vor der oGV für das Geschäftsjahr 2024 eine ausserordentliche GV abgehalten werden, um eine entsprechende Revisionsstelle zu bestimmen.
• Registrierung: Die so gewählte Revisionsstelle muss dann ins Handelsregister eingetragen werden.
• Revisionsbericht: Liegt der geforderte Revisionsbericht an der oGV nicht vor, sind die Beschlüsse über die Genehmigung der Jahresrechnung und die Verwendung des Bilanzgewinns nichtig.
• Kapitalverlust: Zu beachten ist zudem, dass neu auch im Fall des Vorliegens eines Kapitalverlusts die Jahresrechnung einer eingeschränkten Revision durch einen zugelassenen Revisor unterzogen werden muss.

Der Vollständigkeit halber sei darauf hingewiesen, dass bestimmte Grossunternehmen (z.B. solche, die mindestens zwei der folgenden Grössen überschreiten: Bilanzsumme von CHF 20 Millionen, Umsatz von CHF 40 Millionen oder 250 FTE im Jahresdurchschnitt) einer ordentlichen Revision unterliegen. Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie weitere Beratung zur ordentlichen Revision benötigen.

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Bestimmte Änderungen müssen dem zuständigen Handelsregisteramt zur Eintragung gemeldet werden, darunter die folgenden:

 

• Jede Änderung der Statuten (die ebenfalls notariell beurkundet werden muss);
• Rücktritte aus dem und Wahlen in den VR;
• Wahl, Abberufung oder Wechsel der Revisionsstelle;
• Sitzverlegung der Gesellschaft;
• Erteilung, Widerruf und Änderung der Zeichnungsberechtigung;
• Änderung der personenbezogenen Informationen (Name, Heimatort/Staatsangehörigkeit, Wohnsitz);
• Änderungen in Bezug auf das Aktienkapital und den Gesellschaftszweck;
• Änderung des Firmennamens.

 

Bitte beachten Sie, dass die unterlassene Anmeldung von Änderungen im Handelsregister strafbar ist.

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Jede Gesellschaft mit Namenaktien ist verpflichtet, ein Aktienbuch und ein Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten zu führen.

Hinsichtlich des Verzeichnisses der wirtschaftlich Berechtigten gilt: Jedermann, der (allein oder in Absprache mit Dritten) Aktien erwirbt und dadurch den Grenzwert von 25 % des Aktienkapitals oder der Stimmrechte erreicht oder überschreitet, muss der Gesellschaft innert Monatsfrist die natürliche Person melden, der die Aktien wirtschaftlich zuzuordnen sind (bzw. ggf., dass es keine solche natürliche Person gibt).

Handelt es sich beim Aktionär um eine natürliche Person und liegt keine Treuhandvereinbarung vor, ist der wirtschaftlich Berechtigte in der Regel der Aktionär selbst. Bei juristischen Personen als Aktionäre ist die natürliche Person der wirtschaftlich Berechtigte, die zu mindestens 50 % an der juristischen Person beteiligt ist. In manchen Fällen kann es schwierig sein, den wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, unseren Rat einzuholen, um die schwerwiegenden Konsequenzen (Ruhen der Mitgliedschaftsrechte und Aussetzung der Vermögensrechte bis zur Benachrichtigung), die im Falle einer Nichtmeldung drohen, zu vermeiden.

Bitte beachten Sie, dass die Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen an das Aktienbuch und das Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten auch strafrechtlich geahndet werden kann.

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Jedes Unternehmen sollte alle Geschäftsunterlagen wie Protokolle, Verträge, Aktienbuch, Handelsregisterauszüge, vollständige Nachweise über Aktienübertragungen (Aktienkaufverträge, falls vorhanden, inkl. Abtretungserklärungen sowie die entsprechenden Beschlüsse des VR über die Genehmigung der jeweiligen Aktienübertragung), alle den Behörden einzureichenden Dokumente inkl. der dazugehörenden Beilagen, Darlehensverträge, Arbeitsverträge, Dokumente zu IP/IT, Aktionärbindungsverträge etc. im Archiv aufbewahren. Die Dokumente sollten zumindest in digitaler Form verfügbar und leicht zugänglich sein. Die genauen Anforderungen an die Aufbewahrung finden sich in der entsprechenden Verordnung des Bundesrates (LINK). Dies ist insbesondere im Hinblick auf eine potentielle zukünftige Due Diligence-Prüfung wichtig.

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Der VR ist für das Finanzmanagement der Gesellschaft verantwortlich. Dies beinhaltet, dass der VR verpflichtet ist, in finanziellen Krisensituationen zu handeln und geeignete Massnahmen einzuleiten, was wiederum eine regelmässige Überwachung der finanziellen Situation des Unternehmens durch den VR erfordert.

Hauptziel des Revidierten Gesellschaftsrechts ist es, ein verlässliches “Frühwarnsystem” zu etablieren, damit bei finanziellen Schwierigkeiten der Gesellschaft möglichst frühzeitig Sanierungsmassnahmen eingeleitet werden können. Daher sieht das Gesetz nun folgende Handlungspflichten vor:

 

• Massnahmen im Falle der drohenden Zahlungsunfähigkeit: Droht der Gesellschaft die Zahlungsunfähigkeit, so ergreift der VR mit der gebotenen Eile Massnahmen zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit. Soweit erforderlich, trifft er weitere Massnahmen zur Sanierung der Gesellschaft oder beantragt diese bei der GV.
• Sanierungspflicht im Falle eines Kapitalverlustes: Wenn aus der letzten Jahresrechnung hervorgeht, dass die Aktiven abzüglich der Verbindlichkeiten die Hälfte der Summe aus (i) Grundkapital, (ii) nicht an die Aktionäre zurückzahlbarer gesetzlicher Kapitalreserve und (iii) gesetzlicher Gewinnreserve nicht mehr decken, muss der VR mit der gebotenen Dringlichkeit Massnahmen zur Beseitigung des Kapitalverlustes ergreifen. Die letzte Jahresrechnung der Gesellschaft muss vor der GV einer eingeschränkten Revision durch einen zugelassenen Revisor unterzogen werden, auch wenn die Gesellschaft auf eine Prüfung verzichtet hat, es sei denn, der VR beantragt eine Nachlassstundung.
• Sanierungspflicht im Falle der Überschuldung: Besteht die begründete Besorgnis einer Überschuldung, d.h. dass die Verbindlichkeiten nicht mehr durch die Aktiven gedeckt sind, muss der VR je einen Zwischenabschluss zu Fortführungs- und Veräusserungswerten erstellen und diesen durch einen zugelassenen Revisor prüfen lassen (auch im Falle eines Opt-Out). Ist die Gesellschaft gemäss beiden Zwischenabschlüssen überschuldet, so ist der VR zur Anzeige an das Gericht verpflichtet (Überschuldungsanzeige), es sei denn, dass die Gesellschaftsgläubiger im Umfang der Überschuldung (einschliesslich der Zinsforderungen während der Dauer der Überschuldung) im Rang hinter die Forderungen aller übrigen Gläubiger zurücktreten oder begründete Aussicht besteht, dass die Überschuldung innert angemessener Frist (d.h. spätestens 90 Tage nach Vorliegen der geprüften Zwischenabschlüsse) behoben werden kann und die Forderungen der Gläubiger nicht zusätzlich gefährdet werden.

 

Da die Nichteinhaltung der Pflichten nach Art. 725 OR zu einer persönlichen Haftung der VR-Mitglieder führen kann, empfehlen wir eine individuelle rechtliche Beratung.

Auch wenn die Revisionsstelle bei der Überwachung der finanziellen Lage der Gesellschaft behilflich sein kann und wird, ist letztendlich der VR für diese verantwortlich und muss die oben genannten Massnahmen aus eigener Initiative ergreifen.

Gemäss dem neuen Art. 684a OR (in Kraft seit 1. Januar 2025) kann eine Überschuldung der Gesellschaft auch dazu führen, dass alle folgenden Aktienübertragungen der Gesellschaft nichtig sind. Die Regelung zielt jedoch auf missbräuchliche Konkurse ab, und die Nichtigkeit der Aktienübertragungen tritt nur ein, wenn die Gesellschaft keine Geschäftstätigkeit mehr ausübt und keine verwertbaren Vermögenswerte mehr hat (was kumulative Voraussetzungen sind).

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Wenn die Statuten ein bedingtes Kapital vorsehen und im Laufe des Geschäftsjahres 2024 Aktien aus dem bedingten Kapital ausgegeben wurden (z.B. im Rahmen von Mitarbeiterbeteiligungsplänen an Angestellte), muss ein zugelassener Revisionsexperte die Ausgabe der neuen Aktien prüfen und der VR das Aktienkapital in den Statuten im Beisein eines Notars anpassen und diese Änderungen beim Handelsregisteramt anmelden. Das Gesetz sieht keine zwingende Frist nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres mehr vor, in der die oben genannten Handlungen vorgenommen werden müssen. Wir empfehlen jedoch, dies innerhalb von höchstens drei Monaten nach Ende des Geschäftsjahres zu tun.

Nach dem Revidierten Gesellschaftsrecht ist der VR befugt, die entsprechende Statutenbestimmung über das bedingte Kapital anzupassen oder aufzuheben, falls sie nicht mehr benötigt wird.

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Corporate Housekeeping: Keep your Corporate Files in Shape

Each year, specific corporate housekeeping tasks arise. As committed startup, venture capital, and corporate lawyers, we aim to assist you in streamlining this process. To achieve that, we’ve outlined the crucial corporate housekeeping tasks in the summary below:

 

• Annual General Meeting of Shareholders;
• Minutes of the Meeting of the Board of Directors;
• Lapse of Opting-Out of the Statutory Auditing;
• Commercial Register Changes;
• Keeping a Share Register and Register of Beneficial Owners;
• Storage of Corporate Documents / Records;
• Capital Loss and Over-Indebtedness pursuant to art. 725a and 725b CO;
• Updating Conditional Capital;
• Taxes.

 

If you are looking for quick guidance on the most important topics, we cordially invite you to join our free corporate housekeeping webinar on 8 May 2025, 12:30p.m.-13:30p.m. Please register here: Corporate Housekeeping Webinar.

In this year’s corporate housekeeping guidance, we share our insights regarding the updated corporate law, which encompasses changes to the Swiss Code of Obligations (the “CO”) and related laws (together referred to as the “Revised Corporate Law”) after two years of practice since its entry into force on 1 January 2023. Notably, it introduced several practical modifications:

 

• Hybrid and fully virtual general meetings of shareholders;
• Resolutions of the general meeting of shareholders (the “General Meeting”) in written or electronic form;
• Resolutions of the board of directors (the “Board”) in electronic form;
• The capital band.

 

Important Notice: To take advantage of the enhanced flexibility provided by the Revised Corporate Law, it is essential to update the articles of association (the “Articles”) in advance through a General Meeting conducted before a notary. Specifically, if you intend to hold a fully virtual General Meeting, ensure that any changes to the Articles have already been officially registered with the competent commercial register.

Please be aware that, while you may choose not to utilize the new flexibility, the deadline for adapting the Articles to comply with the Revised Corporate Law was 31 December 2024. Failure to implement changes by this date now renders any existing provisions that conflict with the Revised Corporate Law ineffective. Therefore, it is advisable to align the Articles with the Revised Corporate Law no later than the next corporate transaction necessitating amendments (e.g., a capital increase resulting in changes to the company’s capital).

Note that the following explanations and instructions apply exclusively to non-listed companies incorporated in Switzerland and structured as a stock corporation (Aktiengesellschaft, société anonyme). Some of these provisions also extend to limited liability companies (Gesellschaft mit beschränkter Haftung, société à responsabilité limitée). If you require guidance regarding limited liability companies, we are more than willing to assist.

 

Annual General Meeting of Shareholders

Convocation

The annual General Meeting (the “AGM”) must occur each year within six months after the end of the business year, specifically no later than 30 June for companies with a calendar year as their business year. The AGM is typically convened by the Board, adhering to a convocation period of 20 calendar days as required by law and the Articles. This period can only be waived if all shareholders attend the AGM in person or through a proxy with a power of attorney (universal meeting), or if a written/electronic resolution is agreed upon by all shareholders.

The AGM is formally announced through an invitation following the format outlined in the Articles. The invitation specifies the date, time, type (in-person, hybrid, virtual, where permitted by the Articles), and venue of the AGM, along with the agenda items and motions proposed by the Board and shareholders (if any). Additionally, at least 20 calendar days before the AGM, the annual report (and, if an auditor is appointed, the audit report) must be made accessible to shareholders. If these documents are not available electronically (e.g., on the company’s website), shareholders have the right to request timely delivery.

Shareholders can participate in the AGM through a written proxy or, unless explicitly prohibited by the Articles, in another form as determined by the Board (e.g., electronically). It is advisable to review the requirements and include a proxy form with the invitation. Prior to sending out the invitation, the Board must pass a resolution that contains the convocation of the AGM and outlines the AGM’s agenda items and related motions. If not already done, the Board must also approve the financial accounts to be presented at the AGM.

According to the Revised Corporate Law, the Board has the authority to determine the venue for the AGM, unless the Articles specify otherwise. Notably, the Revised Corporate Law introduces flexibility in holding AGMs. It allows to hold the AGM at multiple venues at the same time and even abroad, subject to certain conditions. What will be most interesting for your company, however, is the newly codified option to hold the AGM by electronic means, meaning:

 

• Virtual AGM: Companies can now conduct fully virtual AGMs, without a physical venue. This can be achieved through platforms like MS Teams or Zoom, provided the Articles allow for it and the Board appoints an independent proxy (unless waived in the Articles).
• Hybrid AGM: The Revised Corporate Law also permits hybrid AGMs. In this format, some shareholders gather at a physical venue while others participate electronically.

 

These options offer greater adaptability and convenience for companies in organizing their AGMs.

Under the Revised Corporate Law, the Board is obligated to oversee the utilization of electronic methods, such as by establishing regulations or providing instructions. This requirement applies unless the Articles already contain a relevant provision. Namely, the Board must ensure the following:

 

1. the identity of the participants is known;

2. the votes at the AGM are transmitted directly;

3. each participant can submit motions and take part in the discussion;

4. the shareholders can vote electronically; and

5. the voting result may not be falsified.

 

In addition, the resolutions of the AGM may also be passed by way of written consent or electronically through the use of a dedicated platform such as DocuSign (where the Board should request wet-ink or qualified electronic signatures to avoid the risk of the validity of the relevant resolution being challenged). Shareholders vote in favor, against or abstain from voting for each agenda item. This mode of holding the AGM does, however, require the consent of all shareholders, i.e., no shareholder requesting oral deliberation, even when they decide not to take part in the relevant resolution.

If the AGM has to adopt resolutions that are to be notarized, the setup of the AGM should be discussed with the lawyer or notary before the convocation.

If a company is subject to a full audit (ordentliche Revision, contrôle ordinaire), the auditor must also be invited to the AGM. However, the AGM has the authority to unanimously waive the auditor’s presence. For companies subject to a limited audit (eingeschränkte Revision, contrôle restreint) or those that have opted out, the presence of an auditor is not mandatory. This second scenario applies to the vast majority of companies.

An important change introduced by the Revised Corporate Law is the requirement to audit the company’s annual accounts (in the form of a limited audit if the thresholds for a full audit are not met) when the annual accounts indicate a capital loss (Kapitalverlust, perte de capital; art. 725a CO). A capital loss occurs when the assets minus liabilities no longer cover half of the sum of share capital, statutory capital reserves not repayable to shareholders, and statutory retained earnings. In the event of a capital loss and if no auditor has been appointed yet, the Board must promptly appoint an auditor on an ad hoc basis and ensure that an audit is conducted prior to the AGM. Therefore, it is crucial for the Board to closely monitor the balance sheet situation and liquidity, as new responsibilities have also been introduced in this regard (as detailed below).

 

Agenda / Proposals

Standard agenda items are:

 

• Approval of the annual accounts;
• Approval of the consolidated annual accounts and the management report, if these are legally required;
• Appropriation of the balance sheet profit or loss;
• Granting discharge to the Board and the management;
• Re-election of existing members of the Board, if their statutory term of office is expiring, and/or election of new members of the Board.
  • If no re-election of the existing members of the Board whose statutory term of office is expiring takes place, their term of office will automatically end six months after the end of the previous business year and the company may become incapable to act (organizational deficiency);
  • If members of the Board domiciled abroad receive a compensation, it is essential to check with local counsel that the Company be compliant with the laws and regulations of the respective country, in particular whether the activity on the Board qualifies as self-employment or employment and whether social security contributions must be paid accordingly by the Company.

 

Optional agenda items as required or necessary:

 

• Re-election or election of the auditors (also here, the term of office has to be taken into account);
• Resolution on the determination of an interim dividend and approval of the interim accounts required therefore;
• Resolution on repayment of statutory capital reserves;
• Further topics, if applicable, such as amendments to the Articles.

 

Quorum

The law does not specify an attendance quorum for the AGM. Consequently, the AGM is considered quorate even if only one shareholder participates. However, it is essential to note that shareholders’ agreements (if applicable) and/or the Articles may establish an attendance quorum requirement. In such cases, this stipulated quorum must be adhered to. If necessary, we recommend obtaining powers of attorney to ensure the required quorum is met.

Regarding resolutions, the quorum is primarily determined by the provisions in the Articles and/or any existing shareholders’ agreement. Often, the provisions in shareholders’ agreements are more comprehensive than those in the Articles.

 

Minutes

Resolutions passed during the AGM must be meticulously documented in minutes. These minutes must be signed by both the chairperson and the minute keeper. Importantly, certain resolutions necessitate the involvement of a notary. Examples include changes to the company’s registered office (such as relocating to a different municipality), alterations in share capital, modifications to the company’s purpose, or any other amendments to the Articles. If you have any uncertainties regarding whether specific resolutions require notarization, it is advisable to seek legal advice. A lawyer can guide you through the process and ensure compliance with the necessary formalities.

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Minutes of the Meeting of the Board

According to legal requirements, minutes must be taken during Board meetings. This obligation applies even if the Board consists of only one person. Unfortunately, we’ve observed that minutes are often overlooked. To mitigate the liability exposure of Board members and meet the expectations of potential investors during legal due diligence, we strongly recommend diligently recording minutes for Board meetings. While slides can be used, they should always be accompanied by proper minutes. For more detailed guidance on the process, consult the Articles and organizational regulations. Keep in mind that implementing certain provisions of the Revised Corporate Law may necessitate changes to these documents.

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Lapse of the Opting-Out of the Statutory Audit

Many startups initially operate without appointing an auditor, effectively opting out of the requirement for their company’s annual accounts to undergo a limited audit (the “Opt-Out”). However, this option is available only under specific conditions:

 

1. Unanimous shareholder consent: All shareholders must agree to the Opt-Out;

2. Employee Threshold: The company must have fewer than ten full-time equivalent positions (the “FTE”) on an annual average;

3. No Obligation for Ordinary Audit: There should be no obligation to conduct an ordinary audit.

 

It is crucial to verify whether these criteria were met during the business year 2024. When calculating the ten FTE threshold, legal doctrine generally considers the employment percentages from all employment contracts (both part-time and full-time).

If your company has ten or more FTEs and is not subject to an ordinary audit, it falls under the category of a limited audit (eingeschränkte Revision, contrôle restreint). In this case:

 

• Auditor Election: An auditor must be elected during a General Meeting.

• Limited Audit: The appointed auditor reviews the financial accounts to a limited extent.

• Extraordinary General Meeting: Before the AGM for the business year 2024, an extraordinary General Meeting must be held to elect the auditor.

• Registration: The auditor chosen by the General Meeting must be registered with the commercial register.

• Audit Report: If the required audit report is unavailable at the AGM, any resolutions approving the annual accounts, and the allocation of balance sheet profit or losses are considered null and void.

• Capital Loss: Be aware of the new requirements for a limited audit by a licensed auditor in case of a capital loss.

 

Lastly, note that certain large companies (meeting at least two of the following indicators: balance sheet total of 20 million, revenue of 40 million, or 250 FTEs on an annual average) are subject to an ordinary audit. If you need further advice on ordinary audits, feel free to consult with us.

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Commercial Register Changes

Certain changes must be notified to the competent commercial register for registration, including the following:

 

• Any change to the Articles (which also requires notarization);
• Resignations from and elections into the Board;
• Election, dismissal or change of the auditors;
• Change of domicile of the company;
• Granting and/or deletion of as well as changes to signatory powers;
• Change of personal data (name, place of origin/citizenship, place of residence);
• Changes with respect to share capital and company purpose;
• Change of company name.

 

Please note that failing to notify changes to the commercial register is punishable under criminal law.

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Keeping a Share Register and Register of Beneficial Owners

Every company with registered shares (Namenaktien, actions nominatives) is obligated to maintain both a share register and a register of beneficial owners.

Regarding the register of beneficial owners: When a person (either alone or in concert with others) acquires shares and thereby reaches or surpasses the 25% threshold of the issued share capital, they must notify the company within one month. This notification should identify the natural person to whom the shares are beneficially attributable. If no such natural person exists, the company must be informed accordingly.

For natural persons who are shareholders, and in the absence of fiduciary arrangements, the beneficial owner is typically the shareholder themselves. However, in the case of legal entities as shareholders, the beneficial owner refers to any natural person who holds at least 50% ownership in the legal entity. Identifying the beneficial owner accurately can sometimes be challenging. If there are any doubts, seeking professional advice is recommended to avoid severe consequences, including the suspension of membership rights and loss of economic rights until proper notification is provided.

Additionally, it is crucial to note that non-compliance with the legal requirements related to the share register and the register of beneficial owners may also result in criminal penalties.

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Storage of Corporate Documents / Records

Every company should maintain a comprehensive archive of corporate documents. These documents include minutes, contracts, share and beneficial owner registers, extracts from the commercial register, complete proof of share transfers (including share purchase contracts, if applicable), declarations of assignment, and corresponding Board resolutions approving share transfers. Additionally, companies should retain documents filed with public authorities, along with any relevant annexes. This encompasses loan agreements, employment contracts, IP and IT documents, and shareholders’ agreements. It is crucial that these records are available in digital format and easily accessible. For specific storage requirements, please refer to the ordinance issued by the Federal Council (LINK). Keeping meticulous records is especially vital for future due diligence.

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Actions Required in the Case of Imminent Insolvency, Capital Loss and Over-Indebtedness Pursuant to art. 725 et seq. CO

The Board bears responsibility for the financial management of the company. This encompasses the obligation to take action during financial crises and to implement appropriate measures. To fulfil this duty, the Board must consistently monitor the company’s financial status.

The primary goal under the Revised Corporate Law is to establish a reliable “early warning system”. This system enables timely initiation of restructuring measures when a company faces financial challenges. Consequently, the law now outlines specific duties for the Board to fulfil:

 

• Measures in the event of imminent insolvency: If the company faces the risk of insolvency, the Board must promptly take actions to secure solvency with the necessary urgency (mit der gebotenen Eile). If needed, additional steps should be taken to restructure the company or propose relevant measures to the General Meeting, where the latter is competent.

• Duty to restructure in the event of a capital loss: If the most recent annual accounts indicate that assets minus liabilities no longer cover at least half of the combined total of (i) share capital, (ii) legal capital reserve not repayable to shareholders, and (iii) retained earnings, the Board is required to take prompt action to rectify the capital loss. Prior to the AGM, the company must have its latest annual financial accounts audited by a licensed auditor, even if the company has chosen to waive an audit, unless the Board applies for debt restructuring moratorium (Nachlassstundung).

• Duty to restructure in the event of over-indebtedness: When there is substantial reason to suspect over-indebtedness – meaning that the company’s liabilities exceed its assets – the Board must take specific actions. These actions include preparing an interim balance sheet based on both going concern and liquidation values, which must then be audited by a licensed auditor (even in case of Opt-Out). If both interim balance sheets reveal over-indebtedness, the Board is legally required to notify the court (referred to as an “over-indebtedness notification”). However, there is an exception: If company creditors subordinate their claims to those of all other creditors up to the extent of the over-indebtedness (including interest for the duration of the over-indebtedness) and there is a reasonable expectation that the over-indebtedness can be rectified within a reasonable period (specifically, no later than 90 days after the audited financial accounts become available), the notification obligation may not apply, provided that the creditors’ claims are not further jeopardized.

 

Given that failure to observe the duties under art. 725 et seq. CO can lead to personal liability of the members of the Board, specific legal advice should be sought.

While the accountant of the company can and will assist in monitoring the financial situation of the company, the Board is ultimately responsible and must carry out the above actions on its own initiative.

According to the new art. 684a CO (in effect as of 1 January 2025), over-indebtedness of the company may also render all subsequent transfers of shares in the company null and void. The new provision does, however, target abusive bankruptcies and nullity of the share transfers will only result if the company does not have any more business activity and no more usable assets (which are all cumulative requirements).

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Updating Share Capital and Conditional Capital

If the Articles allow for conditional capital, and shares have been issued from this conditional capital during the business year 2024 (for instance, as part of employee participation plans), a licensed auditor must confirm the valid issuance of these new shares. Subsequently, the Board is required to adjust the share capital in the Articles in the presence of a notary and file the relevant changes with the commercial register for official registration. Unlike before, the law no longer specifies a mandatory timeframe for completing these actions after the end of the respective business year. Nevertheless, we recommend that these adjustments be made no later than three months following the end of the business year.

Under the Revised Corporate Law, the Board has the authority to either amend or, if the provision related to conditional capital is no longer necessary, delete such a provision from the Articles.

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Taxes

Reserves from Capital Contributions

Capital contributions made by direct shareholders of a Swiss company at any time after 31 December 1996 have to be classified as reserves from capital contributions (the “CR”) (Kapitaleinlagereserven; réserves légales) and must be disclosed on a separate account “capital contribution reserves” in the statutory balance sheet.

Any changes with respect to the amount of CRs available must be reported to the Swiss Federal Tax Administration (the “SFTA”) using Form No. 170 within 30 days after the AGM approves the annual financial statements. This reporting obligation may arise in scenarios such as repayments or, more practically relevant for startups and SMEs, capital increases with a share premium (Agio) or contributions of receivables into the equity of the respective company (debt-equity swap). Repayments to shareholders must be reported within 30 days after the AGM approves the repayment. The conversion of CRs into share capital is also considered a form of repayment and should be reported accordingly. If no specific AGM resolution exists, the reporting deadline is still within 30 days after the actual repayment.

If a capital increase with a share premium is made within the capital band, which provides that capital increases and decreases offset each other, reporting occurs only after the capital band period has expired. If a corporation changes its share or nominal capital into a foreign currency that is significant for its business activities at the beginning of a financial year, a separate Form No. 170 including a supplementary sheet with the currency conversion and a copy of the public deed must be submitted within 30 days of publication of the currency change in the Swiss Official Gazette of Commerce.

You can find Form No. 170 for reporting purposes here  (to edit the form a program referred to by the SFTA called “Snapform Viewer” must be downloaded). The form should be accompanied by the minutes of the General Meeting or, if applicable in case of a contribution of receivables, a duly signed capital contribution agreement, duly signed annual financial accounts (highlighting the balance of reserves from capital contributions at the end of the business year as a separate position), and a duly signed account statement related to the CRs. These declarations are essential for enabling later tax-neutral distributions or other utilization of the capital reserves.

 

Withholding Tax / Dividends

In the following cases, a domestic stock corporation (AG) or limited liability company (GmbH) must submit an ordinary withholding tax declaration (Form No. 103 or Form No. 110) with the corresponding documents required to the SFTA within 30 days after the AGM even if no dividend has been resolved (declaration of CHF 0.00):

 

a. the balance sheet total of the annual financial accounts 2024 exceeds CHF 5 million;

b. the AGM concerning the business year 2024 approves a taxable dividend;

c. distributions to shareholders that are subject to withholding tax have been made in the business year 2024;

d. the company claims the participation exemption; or

e. the company claims benefits according to a double taxation agreement.

 

In case of a taxable distribution, the SFTA must be promptly notified about the withholding tax, and the corresponding 35% withholding taxes must be paid within 30 days from the distribution’s due date. It is important to note that interest payments (such as those on convertible loans) may also be subject to withholding taxes under certain circumstances. If you have any inquiries or require assistance with the filings, we remain at your disposal to assist you.

 

Correct issuance of salary statements for employee participation plans

All companies that have allocated shares, options, phantom stocks, stock appreciation rights, or other forms of equity-based participations (employee participation) to their employees or board members must adhere to the provisions outlined in the “Ordinance on Attestation Requirements for Employee Participations” (Mitarbeiterbeteiligungsverordnung (MBV), Ordonnance sur les attestations de participations de collaborateur (OAP)). Alongside the annual salary statements, the company is obligated to provide an attachment to the salary statement for all holders of employee participation (and, in some cantons, to the tax authorities) on an annual basis. In the attachment, the number of employee participation rights held by the individual at the end of the taxable year, along with specific details, shall be included.

Furthermore, whenever a holder of employee participations (employee or board member, if applicable) realizes taxable income (such as the allocation or sale of employee shares, exercising options, or settling phantom shares), an additional certificate must be provided setting forth the realized taxable income. The Swiss Tax Conference has published helpful templates for these declaration forms (LINK).

Additionally, any taxable income resulting from employee participation must be disclosed in the salary statement (section 5) and is subject to source taxation if the employee is also subject to source taxation. Even if an employee acquires employee participation rights without triggering taxable income, this information must still be included in the salary statement (section 15).

In summary, each year, a certificate must be issued regarding the employee’s held participation rights, and an additional certificate must be submitted for any income realized for tax purposes in connection with those rights during the past year (if applicable).

It should also be noted that copies of the attachment to be prepared for the salary statement relating to employee participations must also be attached to the social insurance statements.

The issuance of the certificates may seem complicated in some cases or if you do it for the first time. For this reason, it may be worth seeking advice from us at an early stage before submitting the certificates.

 

Stamp duties

Capital injections made by direct shareholders into a company’s equity are generally subject to a 1% stamp duty and must be reported to the SFTA. However, if these capital injections are provided as part of the incorporation or capital increases in the form of nominal value or share premium, the company may benefit from a tax-exempted amount of CHF 1 million. Once this threshold is reached (which can be spread across multiple capital increases), stamp duties become due only on the amount exceeding the exemption.

Additionally, an increased tax-exempted amount for financial recoveries may be applicable (as outlined below). The tax calculation is typically based on the fair market value of the contribution, minus issuing costs and taxes. For cash-based capital contributions, this includes the nominal value plus the premium. Payment of the stamp duty to the SFTA is required within 30 days after the end of the calendar quarter in which the capital increase was registered with the commercial register. During the same period, Form No. 3, along with copies of the relevant documentation (such as notary deeds) related to incorporation or capital increase, must be submitted to the SFTA. In cases of capital increases within the capital band, stamp duties are only levied on the portion that exceeds decreases during the validity period of the capital band. In this case, the stamp duty payment deadline is extended to 30 days after the end of the calendar quarter in which the capital band expires.

When direct shareholders make capital injections by way of capital contributions to a company’s reserves (Zuschüsse), such as a contribution of receivables against the company (debt-equity swap) or transferring cash or shares to the company without consideration, stamp duties will be triggered. However, in such cases, a tax-exempted amount applies only if the company can utilize the exemption for financial recoveries (as detailed below). Note that the ordinary tax-exempted amount of CHF 1 million does not apply to capital contributions by direct shareholders. To comply with the requirements, the company must submit Form No. 4 to the SFTA along with documentation regarding the contribution. The deadline for submitting Form No. 4 to the SFTA and paying the stamp duty is 30 days after the contribution has been made.

In the context of financial recovery, there may be an opportunity to benefit from an additional tax-exempted amount (up to CHF 10 million). If necessary, it is also possible to seek relief related to the remaining stamp duty. However, the SFTA stipulates that these contributions must be set off against losses to qualify for the exemption. Notably, the SFTA does not allow the creation of CRs when those contributions benefit from the additional tax exemption. Consequently, after any financing round, it is essential to assess whether the stamp duty exemption is feasible through the mentioned measures and, if so, how the company and its shareholders value this exemption in comparison to creating CRs.

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Value Added Tax

Individuals or companies conducting business with a taxable turnover of at least CHF 100,000 are subject to Swiss Value Added Tax (the “VAT”). When starting new business activities or expanding by acquiring another business or opening a new branch, individuals or companies become liable for VAT if it is anticipated that the CHF 100,000 threshold will be met within the next twelve months. If uncertainty exists regarding whether this threshold will be reached, a reassessment must occur within three months at the latest. If the reassessment indicates that the threshold will indeed be reached, the tax exemption ceases. In such cases, there is a choice to retroactively assume tax liability from the start or expansion of business activities or from the time of reassessment. Previously exempt individuals or companies become liable to pay taxes after the business year in which the relevant turnover threshold is reached. If the business was not operational for a full year, turnover is extrapolated to a yearly basis. Individuals or companies becoming liable for VAT must register with the SFTA within 30 days of the commencement of tax liability, even without a specific request to do so. Additionally, voluntary VAT registration may be advisable, especially if recoverable input taxes exceed the payable turnover tax. It is possible to register online here (LINK).

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