Corporate Housekeeping

Jedes Jahr kommen bestimmte Aufgaben des Corporate Housekeepings auf Sie zu. Als engagierte Startup-/VC-Anwälte und Gesellschaftsrechtler möchten wir Sie bestmöglich dabei unterstützen, diese Aufgaben für Sie reibungslos und einfach zu gestalten. Aus diesem Grund haben wir die wichtigsten Corporate Housekeeping-Aufgaben in der folgenden Übersicht zusammengefasst:

 

• Ordentliche Generalversammlung der Aktionäre;
• Protokoll der Verwaltungsratssitzung;
• Verzicht auf die ordentliche Revision;
• Änderungen beim Handelsregister;
• Führung eines Aktienbuches und eines Verzeichnisses der wirtschaftlich Berechtigten;
• Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen /-büchern;
• Kapitalverlust und Überschuldung gemäss Art. 725a und 725b OR;
• Aktualisierung des bedingten Kapitals;
• Steuern.

 

Wenn Sie auf der Suche nach einer schnellen Orientierung zu den wichtigsten Themen sind, laden wir Sie herzlich zu unserem kostenlosen Corporate Housekeeping-Webinar am 8. Mai 2025, 12:30-13:30 Uhr, ein: Corporate Housekeeping Webinar.

In der diesjährigen Ausgabe unseres Corporate Housekeeping-Leitfadens beleuchten wir unsere Erfahrungen mit dem revidierten Gesellschaftsrecht (Revision des Schweizerischen Obligationenrechts “OR” und damit zusammenhängende Gesetze “Revidiertes Gesellschaftsrecht”), welche am 1. Januar 2023 in Kraft traten und folgende praxisrelevante Änderungen mit sich gebracht haben:

 

• Hybride und vollständig virtuelle Hauptversammlungen;
• Beschlüsse der Generalversammlung (die “GV”) in schriftlicher oder elektronischer Form;
• Beschlüsse des Verwaltungsrats (der “VR”) in elektronischer Form;
• das Kapitalband.

 

Bitte bedenken Sie, dass die Statuten (die “Statuten”) im Voraus durch eine Hauptversammlung vor einem Notar aktualisiert werden müssen, um einen Teil der neuen Flexibilität, die durch das Revidierte Gesellschaftsrecht eingeführt wurde, nutzen zu können (d.h. Sie können keine vollständig virtuelle Hauptversammlung abhalten, wenn die Änderung der Statuten nicht bereits beim zuständigen Handelsregister eingetragen wurde).

Auch wenn Sie die neue Flexibilität nicht nutzen wollen, hatte das Gesetz eine Frist bis zum 31. Dezember 2024 für die Anpassung der Statuten an die Anforderungen des Revidierten Gesellschaftsrechts vorgesehen. Haben Sie die Änderungen bis zu diesem Zeitpunkt nicht umgesetzt, sind alle bestehenden Bestimmungen, die dem Revidierten Gesellschaftsrecht widersprechen, nunmehr nicht mehr gültig. Spätestens bei der nächsten gesellschaftsrechtlichen Transaktion, die eine Änderung der Statuten erfordert (z.B. Änderung des Gesellschaftskapitals durch eine Kapitalerhöhung), sollten die Statuten daher an das Revidierte Gesellschaftsrecht angepasst werden.

Beachten Sie bitte, dass die nachstehenden Erläuterungen und Hinweise nur für nicht börsenkotierte Gesellschaften mit Sitz in der Schweiz gelten, die als Aktiengesellschaft organisiert sind. Einige der Bestimmungen gelten auch für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (société à responsabilité limitée). Wir beraten Sie gerne auch in Bezug auf Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Einberufung

Die ordentliche GV (die “oGV”) muss jedes Jahr innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres stattfinden, d.h. spätestens am 30. Juni bei Gesellschaften mit dem Kalenderjahr als Geschäftsjahr. Die GV wird in der Regel vom VR einberufen, wobei die Einberufungsfrist nach Gesetz und Statuten zu beachten ist, welche in der Regel 20 Kalendertage beträgt. Ein Verzicht auf die Einberufungsfrist ist nur möglich, wenn alle Aktionäre persönlich oder durch einen Bevollmächtigten (Universalversammlung) an der GV teilnehmen oder wenn alle Aktionäre einem schriftlichen oder elektronischen Beschluss zustimmen.

Die Einberufung der GV erfolgt durch Einladung in der in den Statuten festgelegten Form unter Angabe des Datums, der Uhrzeit, der Art (persönlich, hybrid, virtuell, sofern die Statuten dies bereits zulassen oder schriftlich) und des Ortes der GV, der Traktanden und der Anträge des VR sowie der Aktionäre, sofern welche durch diese vorgebracht wurden. Darüber hinaus müssen den Aktionären spätestens 20 Kalendertage vor der GV der Geschäftsbericht und, sofern eine Revisionsstelle bestellt ist, der Revisionsbericht, zugänglich gemacht werden. Sind die Dokumente nicht elektronisch zugänglich, wie beispielsweise auf der Webseite der Gesellschaft, kann jeder Aktionär verlangen, dass sie ihm rechtzeitig zugestellt werden.

Die Aktionäre können sich durch einen Bevollmächtigten in Schriftform und, soweit nicht ausdrücklich in den Statuten untersagt, in einer anderen durch den VR beschlossenen Form, in der GV vertreten lassen. Daher ist es ratsam, die Voraussetzungen zu prüfen und der Einladung ein Vollmachtsformular beizufügen. Da der VR die Traktanden einschliesslich der dazugehörigen Anträge festlegt, muss vor dem Versand der Einladung ein entsprechender VR-Beschluss gefasst werden, in dem die Einberufung der GV zusammen mit den Traktanden und Anträgen beschlossen wird. Falls noch nicht geschehen, muss der VR auch die der GV vorzulegende Jahresrechnung genehmigen.

Das Revidierte Gesellschaftsrecht sieht vor, dass der VR den Ort der Versammlung bestimmt, sofern die Statuten nichts anderes vorsehen. Es erlaubt die Abhaltung der GV an mehreren Orten gleichzeitig und sogar im Ausland, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Am interessantesten für Start-ups und KMU ist jedoch die neu gesetzlich geregelte Möglichkeit, die GV auf elektronischem Wege abzuhalten:

 

• Virtuelle GV: Die GV kann, sofern die Statuten dies vorsehen und der VR einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter ernennt (es sei denn, in den Statuten wird darauf verzichtet), virtuell (z.B. über MS Teams oder Zoom) abgehalten werden, d.h. ohne einen physischen Veranstaltungsort.
• Hybride GV: Nach dem Revidierten Gesellschaftsrecht sind auch hybride GV möglich, bei denen bestimmte Aktionäre an einem physischen Ort zusammenkommen und andere Aktionäre elektronisch teilnehmen.

 

Das Revidierte Gesellschaftsrecht verlangt, dass der VR den Einsatz elektronischer Mittel regelt, beispielsweise durch den Erlass von Reglementen oder Weisungen, sofern dies nicht bereits durch eine entsprechende Bestimmung in den Statuten geregelt ist. Der VR muss sicherstellen, dass:

 

1. die Identität der Teilnehmer feststeht;

2. die Voten in der GV unmittelbar übertragen werden;

3. jeder Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann;

4. die Aktionäre elektronisch abstimmen können; und

5. das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.

 

Darüber hinaus können die Beschlüsse der GV auch im Wege der schriftlichen Zustimmung oder elektronisch über eine spezielle Plattform wie DocuSign gefasst werden (in diesem Fall sollte der VR handschriftliche oder qualifizierte elektronische Unterschriften verlangen, um das Risiko, dass die Gültigkeit des betreffenden Beschlusses angefochten wird, auszuschliessen). Die Aktionäre stimmen für jeden Tagesordnungspunkt mit Ja, Nein oder Enthaltung. Diese Art der Durchführung der Hauptversammlung erfordert jedoch die Zustimmung aller Aktionäre, d.h. kein Aktionär kann eine mündliche Beratung verlangen, auch wenn er sich entscheidet, an dem betreffenden Beschluss nicht teilzunehmen.

Wenn die GV Beschlüsse zu fassen hat, die notariell beglaubigt werden müssen, sollte die Art der Durchführung der GV vor der Einberufung mit dem/der Anwalt/Anwältin oder dem/der Notar/in besprochen werden.

Wenn die Gesellschaft der Pflicht zur Durchführung einer ordentlichen Revision unterliegt, muss auch die Revisionsstelle zur GV eingeladen werden. Die GV kann jedoch einstimmig beschliessen, auf die Anwesenheit der Revisionsstelle zu verzichten. Wenn die Gesellschaft einer eingeschränkten Revision unterliegt oder vom Opt-Out Gebrauch gemacht hat, ist die Anwesenheit eines Revisors nicht erforderlich. Für die überwiegende Mehrheit der Gesellschaften trifft der zweite Fall (Opt-Out oder eingeschränkte Revision) zu. Eine wichtige Gesetzesänderung ist jedoch die Pflicht zur Prüfung der Jahresrechnung (in Form einer eingeschränkten Revision, wenn die Schwellenwerte für eine ordentliche Revision nicht erreicht werden), wenn die Jahresrechnung einen Kapitalverlust ausweist, d.h. wenn die Aktiven abzüglich der Verbindlichkeiten die Hälfte der Summe aus Aktienkapital, nicht an die Aktionäre zurückzahlbarer gesetzlicher Kapitalreserve und gesetzlicher Gewinnreserve nicht mehr decken (Art. 725a OR). Falls noch keine Revisionsstelle gewählt wurde, muss der VR im Falle eines Kapitalverlustes vor der GV ad hoc eine Revisionsstelle wählen. Daher ist es umso wichtiger, dass der VR die Bilanzsituation sowie die Liquidität, für die ebenfalls neue Verantwortlichkeiten eingeführt wurden (vgl. unten), genau überwacht.

 

Traktanden/Anträge

Übliche Traktanden sind:

 

• Genehmigung des Jahresabschlusses;
• Genehmigung des Lageberichts und der Konzernrechnung, sofern diese erstellt werden müssen;
• Verwendung des Bilanzgewinnes oder -verlusts;
• Entlastung der Mitglieder des VR und der Geschäftsleitung;
• Wiederwahl bestehender VR-Mitglieder, wenn ihre Amtsdauer abläuft, und/oder Wahl neuer VR-Mitglieder.
  • Sofern keine Wiederwahl der bestehenden VR-Mitglieder, deren statutarische Amtszeit abläuft, erfolgt, endet ihre Amtszeit automatisch sechs Monate nach Ablauf des vorangegangenen Geschäftsjahres und die Gesellschaft kann handlungsunfähig werden (Organisationsmangel);
  • Wenn VR-Mitglieder mit Wohnsitz im Ausland eine Vergütung erhalten, muss unbedingt mit lokalen Anwälten geprüft werden, ob die Gesellschaft die Gesetze und Vorschriften des jeweiligen Landes einhält, insbesondere ob die Tätigkeit im VR als selbständige oder unselbständige Tätigkeit einzustufen ist und ob dementsprechend Sozialversicherungsbeiträge von der Gesellschaft abgeführt werden müssen.

 

Optionale Traktanden nach Bedarf oder Notwendigkeit sind:

 

• Wiederwahl oder Wahl der Revisionsstelle (auch hier ist die Amtszeit zu berücksichtigen);
• Beschlussfassung über die Festsetzung einer Zwischendividende und Genehmigung des dafür erforderlichen Zwischenabschlusses;
• Beschlussfassung über die Rückzahlung der gesetzlichen Kapitalreserven;
• Gegebenenfalls weitere Themen, wie beispielsweise Statutenänderungen.

 

Quorum

Das Gesetz sieht kein Anwesenheitsquorum vor. Somit ist die GV beschlussfähig, auch wenn nur ein einziger Aktionär teilnimmt. Allerdings können allfällig vorhandene Aktionärsbindungsverträge und/oder die Statuten ein solches Anwesenheitsquorum vorsehen, das dann entsprechend zu beachten ist. In solchen Fällen empfehlen wir
 – falls nötig – die Einholung von Vollmachten, damit das erforderliche Quorum erreicht werden kann.

Das Quorum für Beschlüsse wird in erster Linie durch die Statuten und/oder den allfällig vorhandenen Aktionärsbindungsvertrag geregelt. Die Bestimmungen des Aktionärsbindungsvertrags, falls ein solcher existiert, gehen oft weiter als die Bestimmungen der Statuten.

 

Protokoll

Die Beschlüsse der GV müssen in einem Protokoll festgehalten werden, das vom Vorsitzenden und dem Protokollführer zu unterzeichnen ist. Bitte beachten Sie, dass einige Beschlüsse die Mitwirkung eines Notars erfordern (beispielsweise die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft in eine andere Gemeinde, Änderungen des Gesellschaftskapitals, des Gesellschaftszwecks oder Satzungsänderungen). Bei Zweifeln empfehlen wir Ihnen, sich von Anwälten beraten zu lassen, ob bestimmte Beschlüsse der GV notariell beglaubigt werden müssen.

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Über die VR-Sitzungen muss gemäss Gesetz ebenfalls ein Protokoll geführt werden. Dies gilt auch für einen VR, der nur aus einer Person besteht. Die Erfahrung zeigt, dass Protokolle oft vernachlässigt werden. Um das Haftungsrisiko der VR-Mitglieder zu reduzieren, aber auch um den Erwartungen potenzieller Investoren im Rahmen einer Legal Due Diligence gerecht zu werden, empfehlen wir Ihnen, die VR-Sitzungen sorgfältig zu protokollieren. Es können auch Folien verwendet werden, die jedoch einem ordentlichen Protokoll angehängt werden sollten. Detailliertere Informationen zum Vorgehen finden sich regelmässig in den Statuten und im Organisationsreglement. Um gewisse Erleichterungen des neuen Aktienrechts anwenden zu können, müssen die Statuten und das Organisationsreglement angepasst werden.

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Viele Start-Ups bestellen keine Revisionsstelle (d.h. sie verzichten darauf, den Jahresabschluss einer eingeschränkten Revision zu unterziehen (das “Opt-Out”)). Dies ist jedoch nur möglich, wenn:

1. Alle Aktionäre dem Opt-Out zustimmen; und

2. Ihr Unternehmen im Jahresdurchschnitt nicht mehr als zehn Vollzeitstellen (die “FTE”) hat; und

3. keine Pflicht zu einer ordentlichen Revision besteht.

Sie müssen daher prüfen, ob diese Voraussetzungen im Geschäftsjahr 2024 vorlagen. Zur Berechnung des Schwellenwerts von zehn FTE sind nach der überwiegenden Meinung in der juristischen Fachliteratur die Beschäftigungsprozentsätze aller Arbeitsverträge (Teilzeit und Vollzeit) zu addieren.

Wenn Ihr Unternehmen zehn FTE oder mehr hat und nicht der ordentlichen Revision unterliegt, unterliegen Sie der Pflicht zu einer eingeschränkten Revision. In diesem Fall gilt Folgendes:

• Wahl der Revisionsstelle: Die GV muss eine Revisionsstelle wählen, die die Jahresrechnung mit einem eingeschränktem Umfang prüft (Review).
• Ausserordentliche GV: In diesem Fall muss vor der oGV für das Geschäftsjahr 2024 eine ausserordentliche GV abgehalten werden, um eine entsprechende Revisionsstelle zu bestimmen.
• Registrierung: Die so gewählte Revisionsstelle muss dann ins Handelsregister eingetragen werden.
• Revisionsbericht: Liegt der geforderte Revisionsbericht an der oGV nicht vor, sind die Beschlüsse über die Genehmigung der Jahresrechnung und die Verwendung des Bilanzgewinns nichtig.
• Kapitalverlust: Zu beachten ist zudem, dass neu auch im Fall des Vorliegens eines Kapitalverlusts die Jahresrechnung einer eingeschränkten Revision durch einen zugelassenen Revisor unterzogen werden muss.

Der Vollständigkeit halber sei darauf hingewiesen, dass bestimmte Grossunternehmen (z.B. solche, die mindestens zwei der folgenden Grössen überschreiten: Bilanzsumme von CHF 20 Millionen, Umsatz von CHF 40 Millionen oder 250 FTE im Jahresdurchschnitt) einer ordentlichen Revision unterliegen. Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie weitere Beratung zur ordentlichen Revision benötigen.

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Bestimmte Änderungen müssen dem zuständigen Handelsregisteramt zur Eintragung gemeldet werden, darunter die folgenden:

 

• Jede Änderung der Statuten (die ebenfalls notariell beurkundet werden muss);
• Rücktritte aus dem und Wahlen in den VR;
• Wahl, Abberufung oder Wechsel der Revisionsstelle;
• Sitzverlegung der Gesellschaft;
• Erteilung, Widerruf und Änderung der Zeichnungsberechtigung;
• Änderung der personenbezogenen Informationen (Name, Heimatort/Staatsangehörigkeit, Wohnsitz);
• Änderungen in Bezug auf das Aktienkapital und den Gesellschaftszweck;
• Änderung des Firmennamens.

 

Bitte beachten Sie, dass die unterlassene Anmeldung von Änderungen im Handelsregister strafbar ist.

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Jede Gesellschaft mit Namenaktien ist verpflichtet, ein Aktienbuch und ein Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten zu führen.

Hinsichtlich des Verzeichnisses der wirtschaftlich Berechtigten gilt: Jedermann, der (allein oder in Absprache mit Dritten) Aktien erwirbt und dadurch den Grenzwert von 25 % des Aktienkapitals oder der Stimmrechte erreicht oder überschreitet, muss der Gesellschaft innert Monatsfrist die natürliche Person melden, der die Aktien wirtschaftlich zuzuordnen sind (bzw. ggf., dass es keine solche natürliche Person gibt).

Handelt es sich beim Aktionär um eine natürliche Person und liegt keine Treuhandvereinbarung vor, ist der wirtschaftlich Berechtigte in der Regel der Aktionär selbst. Bei juristischen Personen als Aktionäre ist die natürliche Person der wirtschaftlich Berechtigte, die zu mindestens 50 % an der juristischen Person beteiligt ist. In manchen Fällen kann es schwierig sein, den wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, unseren Rat einzuholen, um die schwerwiegenden Konsequenzen (Ruhen der Mitgliedschaftsrechte und Aussetzung der Vermögensrechte bis zur Benachrichtigung), die im Falle einer Nichtmeldung drohen, zu vermeiden.

Bitte beachten Sie, dass die Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen an das Aktienbuch und das Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten auch strafrechtlich geahndet werden kann.

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Jedes Unternehmen sollte alle Geschäftsunterlagen wie Protokolle, Verträge, Aktienbuch, Handelsregisterauszüge, vollständige Nachweise über Aktienübertragungen (Aktienkaufverträge, falls vorhanden, inkl. Abtretungserklärungen sowie die entsprechenden Beschlüsse des VR über die Genehmigung der jeweiligen Aktienübertragung), alle den Behörden einzureichenden Dokumente inkl. der dazugehörenden Beilagen, Darlehensverträge, Arbeitsverträge, Dokumente zu IP/IT, Aktionärbindungsverträge etc. im Archiv aufbewahren. Die Dokumente sollten zumindest in digitaler Form verfügbar und leicht zugänglich sein. Die genauen Anforderungen an die Aufbewahrung finden sich in der entsprechenden Verordnung des Bundesrates (LINK). Dies ist insbesondere im Hinblick auf eine potentielle zukünftige Due Diligence-Prüfung wichtig.

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Der VR ist für das Finanzmanagement der Gesellschaft verantwortlich. Dies beinhaltet, dass der VR verpflichtet ist, in finanziellen Krisensituationen zu handeln und geeignete Massnahmen einzuleiten, was wiederum eine regelmässige Überwachung der finanziellen Situation des Unternehmens durch den VR erfordert.

Hauptziel des Revidierten Gesellschaftsrechts ist es, ein verlässliches “Frühwarnsystem” zu etablieren, damit bei finanziellen Schwierigkeiten der Gesellschaft möglichst frühzeitig Sanierungsmassnahmen eingeleitet werden können. Daher sieht das Gesetz nun folgende Handlungspflichten vor:

 

• Massnahmen im Falle der drohenden Zahlungsunfähigkeit: Droht der Gesellschaft die Zahlungsunfähigkeit, so ergreift der VR mit der gebotenen Eile Massnahmen zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit. Soweit erforderlich, trifft er weitere Massnahmen zur Sanierung der Gesellschaft oder beantragt diese bei der GV.
• Sanierungspflicht im Falle eines Kapitalverlustes: Wenn aus der letzten Jahresrechnung hervorgeht, dass die Aktiven abzüglich der Verbindlichkeiten die Hälfte der Summe aus (i) Grundkapital, (ii) nicht an die Aktionäre zurückzahlbarer gesetzlicher Kapitalreserve und (iii) gesetzlicher Gewinnreserve nicht mehr decken, muss der VR mit der gebotenen Dringlichkeit Massnahmen zur Beseitigung des Kapitalverlustes ergreifen. Die letzte Jahresrechnung der Gesellschaft muss vor der GV einer eingeschränkten Revision durch einen zugelassenen Revisor unterzogen werden, auch wenn die Gesellschaft auf eine Prüfung verzichtet hat, es sei denn, der VR beantragt eine Nachlassstundung.
• Sanierungspflicht im Falle der Überschuldung: Besteht die begründete Besorgnis einer Überschuldung, d.h. dass die Verbindlichkeiten nicht mehr durch die Aktiven gedeckt sind, muss der VR je einen Zwischenabschluss zu Fortführungs- und Veräusserungswerten erstellen und diesen durch einen zugelassenen Revisor prüfen lassen (auch im Falle eines Opt-Out). Ist die Gesellschaft gemäss beiden Zwischenabschlüssen überschuldet, so ist der VR zur Anzeige an das Gericht verpflichtet (Überschuldungsanzeige), es sei denn, dass die Gesellschaftsgläubiger im Umfang der Überschuldung (einschliesslich der Zinsforderungen während der Dauer der Überschuldung) im Rang hinter die Forderungen aller übrigen Gläubiger zurücktreten oder begründete Aussicht besteht, dass die Überschuldung innert angemessener Frist (d.h. spätestens 90 Tage nach Vorliegen der geprüften Zwischenabschlüsse) behoben werden kann und die Forderungen der Gläubiger nicht zusätzlich gefährdet werden.

 

Da die Nichteinhaltung der Pflichten nach Art. 725 OR zu einer persönlichen Haftung der VR-Mitglieder führen kann, empfehlen wir eine individuelle rechtliche Beratung.

Auch wenn die Revisionsstelle bei der Überwachung der finanziellen Lage der Gesellschaft behilflich sein kann und wird, ist letztendlich der VR für diese verantwortlich und muss die oben genannten Massnahmen aus eigener Initiative ergreifen.

Gemäss dem neuen Art. 684a OR (in Kraft seit 1. Januar 2025) kann eine Überschuldung der Gesellschaft auch dazu führen, dass alle folgenden Aktienübertragungen der Gesellschaft nichtig sind. Die Regelung zielt jedoch auf missbräuchliche Konkurse ab, und die Nichtigkeit der Aktienübertragungen tritt nur ein, wenn die Gesellschaft keine Geschäftstätigkeit mehr ausübt und keine verwertbaren Vermögenswerte mehr hat (was kumulative Voraussetzungen sind).

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Wenn die Statuten ein bedingtes Kapital vorsehen und im Laufe des Geschäftsjahres 2024 Aktien aus dem bedingten Kapital ausgegeben wurden (z.B. im Rahmen von Mitarbeiterbeteiligungsplänen an Angestellte), muss ein zugelassener Revisionsexperte die Ausgabe der neuen Aktien prüfen und der VR das Aktienkapital in den Statuten im Beisein eines Notars anpassen und diese Änderungen beim Handelsregisteramt anmelden. Das Gesetz sieht keine zwingende Frist nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres mehr vor, in der die oben genannten Handlungen vorgenommen werden müssen. Wir empfehlen jedoch, dies innerhalb von höchstens drei Monaten nach Ende des Geschäftsjahres zu tun.

Nach dem Revidierten Gesellschaftsrecht ist der VR befugt, die entsprechende Statutenbestimmung über das bedingte Kapital anzupassen oder aufzuheben, falls sie nicht mehr benötigt wird.

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Reserven aus Kapitaleinlagen

Kapitaleinlagen, die von direkten Aktionären einer schweizerischen Gesellschaft nach dem 31. Dezember 1996 geleistet werden, müssen als Reserven aus Kapitaleinlagen (die “KER”) klassifiziert werden und in der Bilanz als separate Position als Kapitaleinlagereserven ausgewiesen werden.

Veränderungen des Betrages der KER sind der Eidgenössischen Steuerverwaltung (die “ESTV”) unaufgefordert mit dem Formular Nr. 170 innerhalb von 30 Tagen nach der GV, die die Rückzahlung beschlossen hat, zu melden. Diese Meldepflicht kann bei Rückzahlungen oder, für Startups und KMUs praktisch relevanter, bei Kapitalerhöhungen mit Agio oder der Einbringung von Forderungen in das Eigenkapital der Gesellschaft (Debt-Equity-Swap) der Fall sein. Rückzahlungen an Aktionäre müssen innerhalb von 30 Tagen nach der GV, die die Rückzahlung beschlossen hat, oder, falls kein entsprechender Beschluss der GV gefasst wurde, spätestens 30 Tage nach der Rückzahlung gemeldet werden. Die Umwandlung von KER in Aktienkapital wird ebenfalls als eine Form der Rückzahlung angesehen und sollte entsprechend gemeldet werden.

Bei einer Kapitalerhöhung mit Agio innerhalb des Kapitalbandes werden Kapitalerhöhungen und Kapitalherabsetzungen verrechnet und die Meldung muss erst nach Ablauf des Kapitalbandes erfolgen. Ändert eine Kapitalgesellschaft zu Beginn eines Geschäftsjahres ihr Aktien- oder Stammkapital in eine für ihre Geschäftstätigkeit bedeutsame Fremdwährung, so ist innerhalb von 30 Tagen nach der Veröffentlichung der Währungsänderung im Schweizerischen Handelsamtsblatt ein separates Formular Nr. 170 mit einem Beiblatt zur Währungsumrechnung und einer Kopie der öffentlichen Urkunde einzureichen.

Das Formular Nr. 170 für die Meldung finden Sie hier (um das Formular zu bearbeiten, muss ein Programm, dass die ESTV als “Snapform Viewer” bezeichnet, heruntergeladen werden). Dem Formular sind das Protokoll der GV, bzw., im Fall gegebenenfalls im Falle der Einbringung von Forderungen, ein ordnungsgemäss unterzeichneter Kapitaleinbringungsvertrag, die ordnungsgemäss unterzeichnete Jahresrechnung (aus der der Saldo der KER aus dem Ausgabeerlös am Ende des Geschäftsjahres als separate Position hervorgeht) und die ordnungsgemäss unterzeichneten Kontoauszüge hinsichtlich der KER beizufügen. Diese Erklärungen sind notwendig, um eine spätere steuerneutrale Ausschüttung (oder andere Verwendung der KER) zu ermöglichen.

 

Verrechnungssteuer/Dividenden

In den folgenden Fällen muss eine inländische AG oder GmbH innerhalb von 30 Tagen nach der Generalversammlung eine ordentliche Verrechnungssteuererklärung (Formular Nr. 103 oder Formular Nr. 110) mit den entsprechenden Unterlagen bei der ESTV einreichen, selbst wenn keine Dividende beschlossen wurde (Erklärung von CHF 0.00):

a. die Bilanzsumme der Jahresrechnung 2024 übersteigt CHF 5 Millionen;

b. die oGV beschliesst für das Geschäftsjahr 2024 eine steuerpflichtige Dividende;

c. im Geschäftsjahr 2024 wurden verrechnungssteuerpflichtige Ausschüttungen an die Aktionäre vorgenommen;

d. die Gesellschaft nimmt den Beteiligungsabzug in Anspruch; oder

e. die Gesellschaft beruft sich auf Vorteile aus einem Doppelbesteuerungsabkommen.

Wurde eine steuerpflichtige Ausschüttung vorgenommen, muss die Verrechnungssteuer der ESTV gemeldet werden und die Steuer in Höhe von 35% muss innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit der Ausschüttung bezahlt werden. Bitte beachten Sie, dass auch Zinszahlungen (z.B. auf Wandeldarlehen) in bestimmten Fällen verrechnungssteuerpflichtig sein können. Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Einreichung der Unterlagen benötigen, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

 

Korrekte Ausstellung von Lohnausweisen bei Mitarbeiterbeteiligungsplänen

Alle Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden oder Verwaltungsräten Aktien, Optionen, Phantomaktien, Stock Appreciation Rights oder andere Formen von aktienbasierten Vergütungen (Mitarbeiterbeteiligung) zugeteilt haben, müssen die Bestimmungen der “Verordnung über die Bescheinigungspflichten für Mitarbeiterbeteiligungen” (Mitarbeiterbeteiligungsverordnung (MBV) einhalten. Zusammen mit den jährlichen Lohnausweisen muss die Gesellschaft allen Inhabern von Mitarbeiterbeteiligungen jeglicher Art (und in einigen Kantonen auch den Steuerbehörden) jährlich eine Beilage zum Lohnausweis vorlegen, in der die Anzahl und bestimmte Angaben zu den Mitarbeiterbeteiligungsrechten, die der Inhaber am Ende der Steuerperiode hält, angegeben sind.

Darüber hinaus muss in jedem Jahr, in dem ein Inhaber von Mitarbeiterbeteiligungen (Mitarbeitender oder ein Mitglied des VR) steuerpflichtige Einkünfte erzielt (z.B. Zuteilung/Verkauf von Mitarbeiteraktien, Ausübung von Optionen, Abgeltung von Phantomaktien), eine zusätzliche Bescheinigung über die erzielten steuerpflichtigen Einkünfte vorgelegt werden. Die Schweizerische Steuerkonferenz hat hilfreiche Mustervorlagen für diese Deklaration veröffentlicht (LINK).

Darüber hinaus muss jedes steuerpflichtige Einkommen, das durch eine Mitarbeiterbeteiligung erzielt wird, im Lohnausweis erwähnt werden (Abschnitt 5) und unterliegt der Quellenbesteuerung, wenn auch der ordentliche Lohn des Arbeitnehmers von dieser betroffen ist. Aber auch wenn ein Arbeitnehmer Mitarbeiterbeteiligungsrechte erwirbt, ohne dass dies zu steuerpflichtigem Einkommen führt, ist dies im Lohnausweis zu vermerken (Abschnitt 15).

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jährlich eine Bescheinigung über die vom betreffenden Arbeitnehmer gehaltenen Beteiligungsrechte und eine zusätzliche Bescheinigung über die im vergangenen Jahr im Zusammenhang mit diesen Rechten erzielten steuerpflichtigen Einkünfte (falls vorhanden) ausgestellt werden müssen.

Ausserdem ist zu beachten, dass Kopien der für den Lohnausweis zu erstellenden Beilagen zur Mitarbeiterbeteiligung auch den Sozialversicherungsdeklarationen beigefügt werden müssen.

Die Erstellung der Bescheinigungen kann im Einzelfall oder bei erstmaliger Erstellung etwas kompliziert erscheinen. Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, frühzeitig vor der Einreichung der Bescheinigungen unseren Rat einzuholen.

 

Stempelabgaben

Einlagen in Gesellschaften von direkten Aktionären unterliegen in der Regel der Stempelabgabe von 1% und müssen deshalb der ESTV gemeldet werden. Werden sie anlässlich von Gründungen und Kapitalerhöhungen in Form von Nominalwert oder Ausgabeaufschlag geleistet, kann die Gesellschaft einmalig von einem steuerfreien Betrag von CHF 1 Mio. profitieren. Erst wenn dieser Betrag erreicht ist (er kann auf mehrere Kapitalerhöhungen aufgeteilt werden), fällt die Stempelabgabe an (nur auf den übersteigenden Betrag).

Darüber hinaus kann ggf. ein erhöhter Steuerfreibetrag für eine Sanierung beansprucht werden (siehe unten). Die Steuer wird in der Regel auf dem Verkehrswert der Einlage (bei einer Bareinlage der Nominalwert inkl. Agio) nach Abzug der Emissionskosten und Steuern berechnet und muss innerhalb von 30 Tagen nach dem Ende des Kalenderquartals, in dem die Kapitalerhöhung im Handelsregister eingetragen wurde, an die ESTV bezahlt werden. Innerhalb der gleichen Frist ist der ESTV das Formular Nr. 3 mit Kopien der relevanten Unterlagen (z.B. notarielle Urkunden) über die Gründung oder Kapitalerhöhung einzureichen. Bei einer Kapitalerhöhung innerhalb des Kapitalbandes werden die Stempelabgaben jedoch nur insoweit erhoben, als die Erhöhungen die Herabsetzungen während der Geltungsdauer des Kapitalbandes übersteigen. In diesem Fall muss die Stempelabgabe erst innerhalb von 30 Tagen nach Ende des Kalenderquartals, in dem das Kapitalband abgelaufen ist, an die ESTV entrichtet werden.

Einlagen direkter Aktionäre in Form von Einlagen in die Kapitalreserven der Gesellschaft (Zuschüsse), z.B. die Einbringung von Forderungen gegen das Unternehmen (Debt-Equity-Swap) oder die Einlage von Bargeld oder Übertragung von Aktien von Aktionären an die Gesellschaft ohne Gegenleistung, unterliegen ebenfalls der Stempelabgabe. In einem solchen Fall liegt nur dann eine steuerfreie Zuwendung vor, wenn die Gesellschaft die Ausnahme für eine Sanierung beanspruchen kann (siehe unten; der ordentliche Freibetrag von CHF 1 Mio. ist bei informellen Einlagen direkter Aktionäre nicht anwendbar). Stattdessen ist der ESTV das Formular Nr. 4 zusammen mit einer Dokumentation über die Einzahlung einzureichen. Die Frist für die Einreichung des Formulars Nr. 4 und die Entrichtung der Abgabe beträgt 30 Tage ab der Vornahme der Zuwendung.

Im Falle einer Sanierung ist es möglich, von einem zusätzlichen steuerbefreiten Betrag (bis zu CHF 10 Mio.) zu profitieren und gegebenenfalls sogar einen Erlass der verbleibenden Stempelabgabe zu beantragen. Die ESTV verlangt jedoch, dass die Beiträge mit Verlusten verrechnet werden, um die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen zu können. Gemäss der Praxis der ESTV ist es nicht möglich, mit Einlagen, die von der zusätzlichen Steuerausnahme profitieren, Reserven aus Kapitaleinlagen zu bilden. Aus diesen Gründen sollte nach jeder Finanzierungsrunde abgeklärt werden, ob die Stempelabgabe mit den genannten Massnahmen überhaupt vermieden werden kann und wenn ja, wie die Gesellschaft und ihre Aktionäre die Vermeidung der Stempelabgabe im Vergleich zur Bildung von Reserven aus Kapitaleinlagen bewerten.

 

Mehrwertsteuer

Personen oder Gesellschaften, die ein Unternehmen mit einem steuerbaren Umsatz von mindestens CHF 100’000 betreiben, unterliegen der schweizerischen Mehrwertsteuerpflicht (die “MwSt”). Personen oder Gesellschaften, die ihre unternehmerische Tätigkeit aufnehmen oder durch die Übernahme eines anderen Unternehmens oder die Eröffnung einer neuen Zweigniederlassung erweitern, werden bei Aufnahme oder Erweiterung mehrwertsteuerpflichtig, wenn zu diesem Zeitpunkt davon auszugehen ist, dass der Schwellenwert von CHF 100’000 innerhalb der folgenden zwölf Monate erreicht wird. Ist zu diesem Zeitpunkt nicht absehbar, ob dieser Wert erreicht wird, muss spätestens nach drei Monaten eine Neubeurteilung erfolgen. Ist aufgrund dieser Beurteilung davon auszugehen, dass der Schwellenwert erreicht wird, endet die Befreiung von der Steuerpflicht. In diesem Fall kann gewählt werden, ob die Steuerpflicht rückwirkend auf die Aufnahme oder Erweiterung der Geschäftstätigkeit oder ab dem Zeitpunkt der Neubeurteilung eintritt. Personen oder Gesellschaften, die bisher von der Steuerpflicht befreit waren, werden nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem die entsprechende Umsatzgrenze erreicht wird. Wurde die Tätigkeit nicht ein ganzes Jahr lang ausgeübt, muss der Umsatz auf ein ganzes Jahr hochgerechnet werden. Personen oder Gesellschaften, die mehrwertsteuerpflichtig werden, müssen sich innerhalb von 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht unaufgefordert bei der ESTV anmelden. Eine Online-Anmeldung ist hier möglich (LINK). Aber auch wenn keine obligatorische Mehrwertsteuerpflicht besteht, kann eine freiwillige Registrierung für die MwSt sinnvoll sein. Dies ist denkbar, wenn die erstattungsfähigen Vorsteuern die zu zahlende Umsatzsteuer übersteigen.

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