Newsletter 5/2022: Non-financial reporting in Svizzera: “Gouverner c’est prévoir”

DI COSA SI TRATTA?

Il 29 novembre 2020, la cosiddetta "Iniziativa per Imprese Responsabili" è stata respinta.

Ciononostante, la disciplina troverà indiretta regolamentazione nell’ambito di un controprogetto indiretto del Parlamento che prevederà, attraverso nuove disposizioni nel Codice delle Obbligazioni e nei regolamenti d'esecuzione, una serie di obblighi di reporting per determinate società.

In vigore dal 1.1.2022, l'obiettivo di queste nuove disposizioni è la trasparenza in ambito di questioni non finanziarie (il cosiddetto "Non-financial reporting") attraverso l'imposizione di obblighi aggiuntivi di due diligence e di reporting in relazione ai minerali provenienti da zone di conflitto e al lavoro minorile.

A CHI SI APPLICA?

La normativa si applica alle aziende di interesse pubblico. Rientrano in questa categoria, in particolare:

• Le società pubbliche: società quotate esocietà con obbligazioni in circolazione soggette alla pubblicazione di un prospetto.

o

• determinate persone sottoposte alla vigilanza dell'Autorità dei mercati finanziari: compagnie di assicurazione e banche nonché tutte le persone chenecessitano di una licenza, un riconoscimento, un'autorizzazione o una registrazione da parte dell'Autorità dei mercati finanziari ai sensi dell'art. 3 LFINMA,

a condizione che (requisito cumulativo)

• abbiano almeno 500 dipendenti a tempo pieno in media per anno e (i) un totale di bilancio maggiore di 20 milioni di CHF o (ii) un fatturato maggiore di 40 milioni di CHF. Queste condizioni devono essere soddisfatte in due esercizi consecutivi. Nel computo dei valori devono essere incluse anche le controllate svizzere o estere.

Le società di cui supra sono esentate daquesto obbligo (i) se le rispettive controllanti sono società già soggette all'obbligo di depositare un rapporto su questioni non finanziarie secondo la legge svizzera, o (ii) se esse stesse o le loro società controllanti sono tenute a depositare un rapporto equivalente secondo una legge straniera. In ambito ambientale, per esempio, è verosimile che questa circostanza si verifichi già nel breve periodo: la SEC, infatti, sta valutando l'introduzione di corrispondenti disposizioni di trasparenza a partire dal 1. gennaio 2023. Anche l'UE, con i suoi stati membri, sta discutendo l'introduzione di disposizioni in materia, anche più severe di quelle qui descritte. È ciononostante improbabile che queste entrino in vigore già dal 1. gennaio 2023.

DA QUANDO SI APPLICA?

Mentre gli obblighi aggiuntivi di due diligence e di reporting in relazione ai minerali provenienti da zone di conflitto e al lavoro minorile sono già in vigore dal 1. gennaio 2022, le nuove regole di trasparenza si applicheranno a decorrere dal 1. gennaio 2023.

I primi report, quindi, dovranno essere predisposti a partire da inizio 2024 con riferimento al periodo di rendicontazione compreso tra il 1. gennaio ed il 31 dicembre 2023 e dovranno essere presentati per approvazione nel corso dell'Assemblea Generale nel 2024.

Molte società che già pubblicano rapporti aventi ad oggetto la sostenibilità lo fanno nel corso dell'anno. Tuttavia, poiché la rendicontazione non finanziaria dovrà essere presentata all'Assemblea generale ordinaria, che tipicamente si svolge nei mesi primaverili (marzo-maggio), le società interessate dovranno considerare di stabilire il periodo di rendicontazione non finanziaria in modo tale che coincida con quello di rendicontazione finanziaria (tramite delibera del consiglio di amministrazione) e consentire così una rendicontazione integrata.

Questa impostazione, tuttavia, potrebbe determinare l'insorgenza di questioni pratiche di adattamento (ad esempio, periodo di rendicontazione troppo estesi o ridotti nel 2022). Se i diversi periodi di rendicontazione dovessero essere mantenuti, ad esempio per garantire l'ottimizzazione delle risorse, il periodo tra la preparazione e la presentazione per l'approvazione sarebbe molto esteso. Questo problema dovrà essere affrontato dal consiglio di amministrazione, idealmente già nel 2022.

QUAL È L'OGGETTO DEL REPORTING?

L'obbligo di reporting include una serie di aree di attività diverse da quella finanziaria, quali, a titolo esemplificativo: questioni ambientali, in particolare gli obiettivi di CO², questioni sociali e giuslavoristiche, il rispetto dei diritti umani e la lotta contro la corruzione - spesso indicati collettivamente come ESG. Questi obblighi di rendicontazione riflettono in gran parte il diritto dell'UE.

Il rapporto dovrebbe contenere le informazioni, comprese le valutazioni dei rischi, necessarie per comprendere lo sviluppo dell'attività, i risultati, il posizionamento della società e l'impatto delle sue attività in questi ambiti. La predisposizione del report dovrebbe essere fatta applicando il principio del "substance over form": tabelle o grafici delle attività più significative (ad esempio in ambito diversity) sono più utili di un lungo testo. La filiera di approvvigionamento e le dipendenze economiche (o possibili second sources) possono essere mostrate attraverso una mappa geografica, mentre i risultati degli audit e i riassunti di determinati obblighi contrattuali possono essere brevemente descritti. Allo stesso modo per le emissioni di CO²: gli obiettivi dovrebbero essere presentati sulla base di traguardi misurabili. Da non dimenticare l'impegno dell'azienda nella società, sia in associazioni che attraverso progetti sociali.

QUALI SONO LE IMPLICAZIONI PER LA GOVERNANCE AZIENDALE?

Il Consiglio di Amministrazione approva e firma la relazione sulle questioni non finanziarie e la sottopone all'Assemblea Generale (o all'organo responsabile dell'approvazione del bilancio annuale) per l'approvazione.

Un audit esterno non è attualmente richiesto dalla legge. Sarà possibile, tuttavia, decidere se sottoporre a revisione esterna su base volontaria parte del reporting non finanziario. Si raccomanda, inoltre, che, oltre al Consiglio di Amministrazione, anche uno o più comitati – se nominati - si occupino del reporting, in particolare il comitato di audit e il comitato responsabile delle questioni di sostenibilità. Il cronoprogramma e il principio da seguire, in quanto tale, dovrebbero essere determinati dal Consiglio di Amministrazione già nell'esercizio 2022.  Infine, il Consiglio di Amministrazione dovrà garantire la pubblicazione, in via elettronica, del rapporto subito dopo l'approvazione e che lo stesso rimanga accessibile al pubblico per almeno dieci anni.

C'è da aspettarsi che alle questioni di sostenibilità venga data maggiore importanza anche nel rivisto Swiss Code of Best Practices for Corporate Governance.

In conclusione, si evidenzia come chiunque ometta di segnalare o faccia dichiarazioni false nel rapporto sarà sottoposto a sanzioni penali e punito con una multa, eventualmente combinata con un'iscrizione nel casellario giudiziale a cui saranno esposte tutte le persone fisiche che sono responsabili del reporting e dell'archiviazione, soprattutto i membri del Consiglio di Amministrazione.

 

Massimiliano Maestretti e Lorenza Ferro in maggio 2022