Newsletter 5/2022: Non-financial reporting in der Schweiz: “Gouverner c’est prévoir”

WORUM GEHT ES?

Am 29. November 2020 wurde die sog. Konzernverantwortungsinitiative (KVI) abgelehnt.

Damit kommt der indirekte Gegenvorschlag des Parlaments zur Anwendung, der neue Bestimmungen im Obligationenrecht und Ausführungsbestimmungen vorsieht.

In Kraft seit 1.1.2022, bezwecken sie Transparenz bezüglich nichtfinanzieller Belange (sog. «Non-financial Reporting») und verlangen erhöhte Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten im Zusammenhang mit Konfliktmineralien und Kinderarbeit.

WEN BETRIFFT ES?

Zum jährlichen Non-financial Reporting sind Gesellschaften des sog. öffentlichen Interesses verpflichtet. Dazu gehören:

• Publikumsgesellschaften: börsenkotierte Gesellschaften und Gesellschaften mit ausstehenden Anleihensobligationen, für die ein Prospekt veröffentlich werden musste

sowie

• bestimmte durch die FinanzmarktaufsichtBeaufsichtigte: Versicherungen und Banken sowie alle Personen, die nach den Finanzmarktgesetzen eine Bewilligung, eine Anerkennung, eine Zulassung oder eine Registrierung der Finanzmarktaufsichtsbehörde benötigen, und die kollektiven Kapitalanlagen

sofern (kumulative Voraussetzung)

• diese mindestens 500 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt und (i) eine Bilanzsumme von mehr als CHF 20 Mio. oder (ii) einen Umsatzerlös von mehr als CHF 40 Mio. haben. Diese Bedingungen müssen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren erfüllt sein, wobei die Gesellschaft zusammen mit den von ihr kontrollierten in- oder ausländischen Unternehmen betrachtet wird.

Von dieser Pflicht befreit sind Unternehmen, die von einem anderen Unternehmen kontrolliert werden, welches einen Bericht über nicht finanzielle Belange nach Schweizer Recht erstatten muss, oder wenn sie selbst oder ihre Muttergesellschaften einen gleichwertigen Bericht nach ausländischem Recht erstellen müssen. Zumindest für Umweltbelange wird dies wohl bald der Fall sein, denn die SEC erwäg die Einführung von entsprechenden Transparenzbestimmungen ebenfalls per 1. Januar 2023. Die EU bzw ihre Mitgliedsländer beabsichtigen teilweise schärfere Bestimmungen, doch es ist eher unwahrscheinlich, dass diese schon per 1.1.2023 greifen werden.

WANN GILT ES?

Während die erhöhten Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten im Zusammenhang mit Konfliktmineralien und Kinderarbeit bereits seit 1.1.2022 in Kraft sind, finden die neuen Transparenzregeln erstmals auf dasjenige Geschäftsjahr einer Gesellschaft Anwendung, das am oder nach dem 1. Januar 2023 beginnt.

Damit werden anfangs 2024 die ersten Berichte für die Berichtsperiode ab 1. Januar 2023 dazu erstellt werden müssen, und diese Berichte müssen der ordentlichen Generalversammlung 2024 zur Genehmigung vorgelegt werden.

Viele Unternehmen, die bereits heute Nachhaltigkeitsberichte publizieren, tun dies unterjährig. Da die nichtfinanzielle Berichterstattung aber neu der GV vorzulegen ist, und diese typischerweise in den Frühlingsmonaten stattfindet (März-Mai), hat jedes Unternehmen abzuwägen, ob die Berichterstattungsperiode deckungsgleich mit der finanziellen Berichterstattung festgelegt werden (VR-Beschluss) und damit eine integrierte Berichterstattung ermöglicht werden soll; diesfalls stellen sich praktische Umstellungsfragen (z.B. «überlange» oder verkürzte Berichterstattungsperiode in 2022). Behält man z.B. aus Auslastungsgründen die unterschiedlichen Berichterstattungsperioden bei, liegt die Frist zwischen Erstellung und Vorlage zur Genehmigung entsprechend weit auseinander.

Auch mit dieser Fragstellung muss sich der Verwaltungsrat bereits in 2022 auseinandersetzen.

WAS IST GEGENSTAND DES REPORTING?

Von der Berichterstattungspflicht erfasst sind Umweltbelange, insbesondere die CO²-Ziele, Sozial- und Arbeitnehmerbelange, die Achtung der Menschenrechte sowie die Bekämpfung der Korruption – zusammen häufig ESG genannt. Diese Pflichten zur Berichterstattung widerspiegeln weitgehend EU-Recht.

Der Bericht soll diejenigen Angaben einschliesslich Risikoeinschätzungen enthalten, welche zum Verständnis des Geschäftsverlaufs, des Geschäftsergebnisses, der Lage des Unternehmens sowie der Auswirkungen seiner Tätigkeit auf diese Themen erforderlich sind. Auch hier sollte gelten «substance over form»: Aussagekräftige Tabellen oder Statistiken (z.B. im Zusammenhang mit Arbeitnehmerdiversität) sind zielführender als ein abundanter Fliesstext. Lieferketten und Abhängigkeiten (bzw. mögliche second sources) können auf einer geografischen Karte aufgezeigt und die Audits oder vertraglichen Verpflichtungen zur Compliance kurz beschrieben werden. Nicht nur, aber auch bei den CO2-Emissionen sollten die Ziele messbar gemacht werden. Nicht zu vergessen ist das Engagement, das ein Unternehmen für die Gesellschaft aufwendet; sei es in Verbänden oder mittels Sozialprojekten.

WELCHE AUSWIRKUNGEN HAT ES AUF DIE CORPORATE GOVERNANCE?

Der Verwaltungsrat genehmigt und unterzeichnet den Bericht über nichtfinanzielle Belange und legt ihn der Generalversammlung (bzw. dem für die Genehmigung der Jahresrechnung zuständigen Organ) zur Genehmigung vor.

Ein externer Audit ist derzeit rechtlich nicht verlangt. Es empfiehlt sich aber, dass sich neben dem VR auch ein oder mehrere Ausschüsse mit der Berichterstattung auseinandersetzen: der Prüfungsausschuss und der für Nachhaltigkeitsfragen zuständige Ausschuss. Dabei sind Abfolge und das Konzept als solches durch den Gesamtverwaltungsrat sinnvollerweise bereits im Geschäftsjahr 2022 festzulegen; ebenso ob freiwillig ein Teil der nichtfinanziellen Berichterstatten extern zu prüfen sei. Ferner muss der Verwaltungsrat zukünftig sicherstellen, dass der Bericht umgehend nach der Genehmigung elektronisch veröffentlicht wird und für mindestens zehn Jahre lang öffentlich zugänglich bleibt.

Es ist zu erwarten, dass den Nachhaltigkeitsfragen auch im revidierten Swiss Code of Best Practices for Corporate Governance grösseres Gewicht zugemessen werden. Und schliesslich gibt es Strafandrohungen bei Unterlassen: Wer die Berichterstattung unterlässt oder darin falsche Angaben macht, wird mit Busse bestraft, allenfalls verbunden mit einem Eintrag im Strafregister. Dieser Übertretung schuldig machen können sich wohl alle natürlichen Personen, die für die Berichterstattung und Aufbewahrung zuständig sind, insbesondere jedoch die Mitglieder des Verwaltungsrates.

 

Im Mai 2022, Beat Brechbühl und Ines Pöschel